Libros obligatorios

A. El Libro de socios
B. El Libro de caja
C. El Libro de actas
D. Los libros de contabilidad

La ley impone a las asociaciones unas determinadas obligaciones documentales y contables. Así han de disponer de una relación actualizada de sus asociados; llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio de los resultados y de la situación financiera de la entidad y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación

En él se inscribe a todos los socios de la asociación. En el momento de dar de alta a un socio se le registra con un número que lo identificará de forma inequívoca. De cada socio se hará constar su nombre, domicilio, número de identificación fiscal y cualquier otro dato que pueda resultar conveniente registrar, como el número de su cuenta corriente para domiciliar los pagos de las cuotas o por ejemplo la fecha de alta y la de baja (para cuando se dé este caso).

Resulta vital mantener actualizada la información que recoge el libro, lo que comporta una doble obligación. En primer lugar para la persona de la junta directiva que se ocupe de su llevanza y. en segundo lugar para cada uno de los socios que deberá comunicar los cambios que afecten a los datos inscritos en el libro.

Debidamente actualizado, servirá para conocer en cualquier momento el número de socios que forman parte de la asociación, sus domicilios [a efectos de enviarles las convocatorias] y si se encuentran al corriente del pago de su cuota.

Una de las posibilidades de este libro es la siguiente:

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El libro de caja cumple con la función de registrar las entradas y salidas de dinero de la entidad. El funcionamiento es sencillo y consiste en ir apuntando por orden cronológico los cobros y pagos que reciba o emita la asociación. Ello nos permitirá saber en cada momento la cantidad de dinero de que disponemos. Cada cobro y cada pago irán asociados a un documento que puede ser un ticket, una factura o un recibo.

Al recibir de nuestro banco el extracto de los movimientos habidos durante el mes comprobaremos que se corresponden con los movimientos que hemos ido anotando en el libro de caja. Esta comprobación evitará que dejemos de incluir en el libro de caja algún recibo o factura.

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En él se escriben las actas de las asambleas generales ordinarias y extraordinarias. Las actas son el testimonio escrito de los temas que se tratan en las asambleas y en las reuniones de junta y de las decisiones que se toman. Algunos secretari@s hacen grandes actas en las que transcriben casi literalmente las intervenciones. No hace falta tanto

Deben estar a disposición de todos los socios para que puedan informarse.

Tanto las asambleas como las reuniones de junta requieren de una CONVOCATORIA PREVIA

ACTA DE ASAMBLEA y el ACTA DE JUNTA se redactará con claridad y de forma sencilla y comprenderá varias partes:

1.      En el encabezamiento se expresará el lugar, fecha y órgano [junta directiva o asamblea general] y las personas que se reúnen, citando sus nombres, apellidos y cargos que ostentan. En las asambleas generales no es necesario transcribir el nombre y apellidos de todos los asistentes pero sí los del presidente y del secretario. En esta parte del acta se hará constar el motivo de la reunión.

2.      El cuerpo del acta reflejará los temas a tratar, las manifestaciones, deliberaciones, discusiones de los asistentes y los acuerdos adoptados. Aquí es donde se harán constar los votos emitidos. el quórum necesario y los votos reservados cuando alguien no esté conforme con el acuerdo tomado por mayoría. También se expresará como se llegó al acuerdo, por mayoría, unanimidad, etc.

3.      En la conclusión del acta se levanta la sesión tras haberse agotado el orden del día, señalando la hora en que finaliza, y se hace referencia a la aprobación del acta (si se redacta en aquel momento; si no. se aprobará en la siguiente asamblea] y se recogen las firmas de los asistentes

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Las obligaciones contables merecen un análisis detallado, por lo que nos limitaremos a recordar lo que establece la Ley de Asociaciones: estamos obligados a llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad y las actividades realizadas, así como efectuar un inventario de sus bienes.

Estas obligaciones contables podemos concretarlas en la necesidad de realizar los siguientes documentos:

• Una cuenta de pérdidas y ganancias de cada ejercicio económico, que reflejará el resultado de dicho ejercicio por diferencia entre los ingresos obtenidos y los gastos incurridos durante el mismo.

• Un balance de situación al cierre del ejercicio, que reflejará la situación patrimonial de la entidad en ese momento.

• Una memoria que explique y detalle, entre otras cuestiones, las actividades realizadas.

Hay que tener en cuenta que en el caso de aplicar la Ley 49/2002 estaremos obligados a llevar la contabilidad adaptada al Plan General Contable y su adaptación sectorial a las entidades sin finalidad lucrativa, y en el caso de realizar actividades económicas habría que aplicar las obligaciones contables previstas en la legislación mercantil.

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